办公室2016年工作总结暨2017年工作设想
发布人:冯晴     发布时间:2017-01-06 10:31:57     浏览次数:434     


2016年,在学院党委和行政班子的领导下,在各部门、各单位的支持配合下,学院办公室紧紧围绕学院总体工作目标,履职尽责,勤勉实干,优质服务,发挥了中心枢纽作用,圆满完成了本部门工作和领导交办的任务。现将2016工作情况和2017年工作设想归纳如下:

一、2016年工作总结

(一)围绕中心,服务大局,圆满完成重点工作

1、牵头组织了全院人才培养工作状态数据采集上报工作。按照省里有关要求及时下发了数据采集工作通知,并牵头多次组织召开了数据采集工作会议,对工作做出了科学的分工和明确的部署,加强与学院财务、教务、后勤各部门的沟通交流,与2014年、2015年数据反复比对,最终完成院系5张基础信息表的维护、53张数据表的采集上报工作并确保数据基本无误差,极大促进了此项工作的科学高效开展。

2、积极推进了教育阳光服务平台建设。学院制定了《湖南体育职业学院教育阳光服务平台建设方案》,成立了由院党委书记、院长牵头,副院级督导邹国辉同志具体负责的平台建设工作领导小组,由学院办公室具体负责平台的建设和运营工作,学院办公室专门安排一名人员负责平台的日常咨询与回复。经过前期学习调研,学院现已完成平台的各项基础建设工作,实现了办事指南、政策咨询、信息公开、投诉受理、舆情反映五大板块的初级建设,并与省级平台的进行了对接。后续将进一步完善,强化组织领导,加大落实力度,使所有互联网用户都可以看到我院相关的教育信息、办事指南、政策法规与相关文件等信息,并对我院教育教学与学校建设等相关问题咨询、投诉与建议。相关管理部门对用户咨询与投诉的问题会及时回复,对合理合法的建议、意见和投诉责成相关部门予以解决。今年结合学院自身情况编写了《我院2017年度教育阳光平台工作推进方案》,并于2016年12月份完成教育阳光服务网络平台的功能改进、学生培训、工作流程撰写等工作。

3、积极务实地开展了省体育局文明单位创建工作。

学院成立创建湖南省文明单位工作领导小组。学院党委书记周志宏、党委副书记、院长谭焱良任组长,党委副书记、副院长陈新良任常务副组长,其他党委成员任成员,领导协调文明单位创建工作。

领导小组负责创建湖南省文明单位工作安排部署、协调调度等,定期研究解决工作中的困难和问题。领导小组下设办公室,办公室设在党政办,负责创建湖南省文明单位的日常工作,包括方案起草、组织实施、综合协调、资料整理、督促检查、总结评比等。

(二)规范管理,优质服务,扎实开展日常工作

1、严把文字关,公文处理和文字工作更科学高效

办公室严格按照《学院党政机关公文处理办法》,认真做好公文拟写、审核、运转工作,严把政策关、程序关、文字关、体式关,公文格式更趋科学、规范,公文可操作性、权威性进一步增强,较好地发挥了以文辅政作用。全年起草学院相关事项的报告、函件、通知、请示等共20份;整理党委会记录及纪要16份,行政例会及院长办公会议记录15份,其他行政会议记录5份;起草院领导相关发言材料14份;撰写相关行政会议及活动报道10余份;撰写学院体育年鉴、教育年鉴等综合性材料4份;撰写各类总结材料5份,在尽量精简公文数量的基础上有效保证了公文的质量。加强公文收发、审批管理,严格依程序进行,全年收到教育厅文件310份,省直单位40份,省体育局60份,院内各部门呈批件510份,做到及时收发、传阅、送阅,有登记、有审批、有督办、有结果,保证了公文高效运转。

2、严守保密制度,印章使用和档案管理更规范有序

严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密法规,做好密级文件的登记、处理、传阅,并采取必要的保密措施,全年未发生一例泄密事件。配合教务处、继续教育部完成有关试卷保管、押送及阅卷监考等环节的保密安全工作。严格按照有关规定管理和使用好学院公章、行政印信和学院主管领导名章。严格执行文书档案管理制度,实行了登记审批制度,注重原始资料的收集与积累,全年整理归档文书921件。

3、严格登记手续,文印和收发工作更细致严谨

加强文印工作管理,严格复印、打印、油印审批登记制度,全年复印15万余张,油印8万余张,打印文件1000余份,满足了学院各类会议、教务、公文的文印要求。经过与各部门积极协调沟通,较好地完成了2017年度党报党刊订阅任务,全年订阅报刊125份(册),收发挂号信439份,平信600多份、收发报刊2.8万份,收发及时、准确,并做好相关登记备查工作,包裹信件无一丢失。

4、严防违法生育,计划生育工作宣传到位

计划生育工作是国策,今年,及时宣传了新的计生政策和文件精神,配合社区做了计划生育数据采集、签订计生合同、按月上报计生报表等例行工作,与各处室负责人签订了人口与计划生育目标管理责任书,与产业办、学生食堂、各中心运动员食堂的流动人口签订了计生合同。组织育龄妇女进行了健康检查,为11对育龄妇女办理了生育证服务证;为67名儿童发放了六一慰问金8200元;为35名儿童办理了安康保险;为77位育龄妇女发放避孕药具;组织学院妇女同志参加雨花区圭塘街道免费妇女病普查;为67名老同志发放了城镇独生子女父母奖励,其中为11名退休老同志办理了城镇独生子女父母奖励申请;及时解决中心一名计划外生育事宜;为各中心37名运动员办理计生退役手续。

5、严控公务开支,公务用车和电信电话管理依规执行

严格按照《学院公务用车制度改革暂行办法》管理学院现有的1台公务用车,非学院重大公务行为不使用公车接待,进一步明确了部门公务交通费报销流程及范围,极大降低了公务交通费成本,今年学院公务用车费用合计为52万余元。办公室加强学院办公电话管理,严格按照学院办公电话管理办法,每月调单清查每台办公电话的话费,对超标的严格按办法执行,今年办公电话话费共计约66000元。同时,积极为学院职工办理学院电话集团业务。

6、加强对外联系,做好接待及会务工作

积极开展对外联络。继续加强与各级政府、主管部门、大型企事业单位以及省内外兄弟院校的联络,做好院领导对外公务活动的保障工作。强化服务意识,做好来访、来电的接待工作全年重要接待和综合性接待工作累计20余次,严格按照标准执行,有礼有节,讲求实效全年组织召开行政例会、党委会、教职工大会、年会等例行会议20余次,协助相关部门完成了教育实践活动等会议30余次,从会前准备、会议组织、会议记录到会议报道或会议纪要的整理下发,审批存档以及督促落实重要决定等工作,均做到程序到位,条理清晰。

此外,认真完成领导交办的临时任务。2016年涉及全局的事多,工作量大、涉及面广,为保证高质量完成这些工作,办公室工作人员毫无怨言,认真按时完成每项任务,充分发挥了院办的中心枢纽作用。

(三)综合协调,督查督办,发挥好参谋助手作用

1、加强综合协调,积极配合各部门开展相关工作

一是配合党办积极进行了“省直文明单位”的申报与创建工作、第四次党代会工作;二是配合学生处组织开展单招考试、新生报到、开学典礼、入学教育、军训工作;三是配合人事处做好局绩效考核材料的撰写及整理;四是配合继续教育部大力开展暑假社会服务与培训;五是配合网络信息中心加强学院主网站建设;六是配合后勤财务核实填报相关报表,做好资产登记工作。

2、加强督查督办,确保各项工作落到实处

对学院党委会、行政例会及院长办公会议的重要决议及时形成纪要下发至责任部门,明确责任人和完成时限,并在过程中予以跟进督查,确保重要工作如期完成;对办文过程中领导的批示、指示及时反馈至相关部门,并做好后续工作的检查、落实和反馈;会同团委做好院领导接待日上学生提出的相关问题的分配、督办,对学生提出的问题及时整理发放至责任部门并要求于两日内予以答复,答复汇总后第一时间反馈给学生,搭建了校生良性沟通平台;负责学院各部门工作计划、总结的上交催办和提醒,并对学院年度工作计划进行任务分解,使各部门的工作更有针对性和时效性,工作质量有所提高。

3、加强学习培训,提高业务水平和工作能力

办公室坚持每月召开工作例会,学习和传达学院的各项指示精神和工作要求,将全体人员的思想统一到学院建设的发展的各项工作上来;不定期组织成员深入学习国家及我省关于体育产业和职业教育发展的重要文件及会议精神,拓宽工作视野,创新工作思路,深化公文写作的理论基础和视角方向,提高参谋助手能力;注重提升办公室人员的业务能力,大力支持成员参加有关档案管理、文秘、计划生育等方面的培训,鼓励大家结合岗位需求做科研、进职称,今年,院办申报了《现代制度建设项目》并获批。

二、存在的问题与不足

一年来,办公室在院领导的指导支持、各处室的理解配合、同志们的团结协作下圆满完成了年度工作任务,但也存在一些不足:一是大局意识、责任意识和主人翁意识还要进一步加强,工作的前瞻性和主动性还需增强;二是工作中还需进一步统筹规划,依轻重缓急来科学安排,进一步提高工作效率;三是抓落实和监督不够到位,致使有些工作进展不够平衡,整体工作水平相对学院的发展要求还有些差距,需进一步加强自身建设,特别是加强信息化办公水平,打造高水平学习型办公队伍。学院已经进入规范化、制度化、程序化的发展阶段,作为学院的窗口部门,办公室的服务意识、精神面貌、工作纪律等都要在今后的工作中逐步加强。

三、2017年工作设想

2017年,办公室将根据学院新学期的工作思路,发扬团结协作、敬业奉献精神,全面贯彻落实学院各项工作计划。充分发挥办公室的参谋、协调和服务职能,努力改进工作方法,提高工作效率,使办公室工作达到制度化、规范化、科学化,努力提高办公室成员的整体素质和服务意识。

(一)强化管理,提升服务质量

加强对办公室人员的教育和管理,牢固树立“办公室工作就是服务”的思想,努力造就一支观念新、能力强、业务精的工作队伍。做好办公室个人工作计划,加强政治业务学习,要求办公室人员模范遵守单位的各项规章制度,在提高自身服务意识与服务水平上狠下功夫,进一步增强办公室工作人员的思想业务素质和整体合力。

(二)优化手段,推进规范管理

积极推进办公室管理的科学化与规范化,将现代化的管理手段更多地应用于办公室工作的方方面面。要求办公室工作人员继续加强计算机技术的学习,实行网上办公、办文、办事,提高办公室工作效率,促进各项管理工作的科学化、规范化。

(三)认真学习,提高文字性工作能力

做好各处室各种计划、总结、报告、请示等的报送工作,提高文字处理能力,多渠道加强业务学习和培训,使办公室真正成为领导的得力助手。注意加强同新闻媒体的联系,搞好学院的对外宣传报道工作,把学院办学中的新经验、新做法、开展的特色活动介绍推广出去,提高学院的社会知名度和美誉度。

(四)统筹规划,科学推进数据采集工作

强化数据采集工作小组的领导作用,结合我省相关要求做好基础性采集工作,及时记录、整理和更新相关数据,确保数据采集的准确、科学和规范,积极做好数据采集工作的后期分析和预测,发挥其在学院建设发展中的指导性作用。

(五)思考创新,充分发挥职教集团的功能作用

积极推进湖南体育职业教育集团的发展运行,努力争取政府部门扶持力度,优化发展环境;积极促进全国体育高职院校形成职教联盟,构建体育职教集团发展的新平台;以项目化形式构建好体育职教集团自身的建设体系;创建灵活的人才培养机制,真正实现职教集团内校企人才共育。

(六)扎实推进阳光教育服务工作平台的建设

按照省教育厅的要求成立学院阳光教育服务领导小组,健全组织机构,在做好网络平台建设的同时,同步搭建好实体平台,配备好工作人员和场所设备,扎实推进各项工作的正常开展。

(七)夯实完善制度建设工作

  全面实施新修订的各项规章制度,在实施过程中不断完善强化,切实提高制度的执行力,形成用制度管人、用制度办事的工作氛围。加快现代大学章程建设进度,全面构建现代大学制度体系。

(八)加强外联协调,促进工作全面开展

加强与省内兄弟院校和行业院校的沟通联系,学习交流办学经验和做法,创造性地借鉴有效举措,推动学院的全面建设和发展。配合学院抓好本学期重点工作的组织安排,发挥好枢纽作用,推进学院各项工作顺利开展,确保政令畅通。

(九)抓好常规,确保日常工作高效开展。

1、及时做好会议通知、工作安排通知、节假日放假安排等通知;安排好节、假日的各项工作。

2、上传下达,创设畅通的信息渠道。及时收发文件,并交书记、院长审阅,根据审阅意见,转达给相关处室办理。建立来信来电登记制度,根据信息来源和内容恰当及时地进行处理。

3、进一步规范办公流程。组织学院办公会议以及院领导召开的其他专门会议,做好会务准备工作,做好会议记录,撰写重要会议纪要,做好会议决定的传达和督办工作。

4、进一步构建科学的档案管理模式。进一步建立和规范各类档案,提高档案的查阅效率,努力为学院工作服务、为师生服务;及时做好各类检查评估的材料准备和归档工作;认真仔细正确地做好各类报表数字的统计、核对工作,及时报送,统一存档。

5、加强办公用品管理,管理好学院印章,实事求是地开具各类证明和学院对外介绍信。

6、完成好院领导交办的其它临时性工作任务。

2017年是稳步推进学院“十三五”发展规划的重要一年,办公室所面临的任务会更加艰巨,办公室将紧紧围绕学院总体工作部署,振奋精神,真抓实干,发扬奉献、拼搏、创新、开拓的精神和严谨认真的工作作风,主动服务大局、大众,开创新的工作局面,创造更好地工作业绩。