办公室2014年工作总结暨2015年工作设想
发布人:冯晴     发布时间:2015-03-03 11:13:03     浏览次数:915     

办公室2014年工作总结暨2015年工作设想

2014年,在学院党委和行政班子的领导下,在各部门、各单位的支持配合下,学院办公室紧紧围绕学院总体工作目标,履职尽责,勤勉实干,优质服务,发挥了中心枢纽作用,圆满完成了本部门工作和领导交办的任务。现将2014工作情况和2015年工作设想归纳如下:

一、2014年工作总结

(一)围绕中心,服务大局,圆满完成重点工作

1、积极参与学院党的群众路线教育实践活动

今年3月至10月,学院深入开展了党的群众路线教育实践活动,院办党支部除2位院领导外4名同志全部抽调到学院党的群众路线教育实践活动办公室和督查组,全程参与了教育实践活动,承担了大量的公文收发、文稿撰写、材料整理、打印校对、排版复印、会务接待等工作,办公室严格按照省委及学院活动领导小组的要求,齐心协力、加班加点,严谨高效地做好各项工作,为学院党的群众路线教育实践活动顺利开展做出了积极贡献。在活动开展过程中,办公室成员参与撰写各类上报材料、汇报材料10余份;撰写教育实践活动各类报道22篇;录音并整理会议记录20余份;编制实践活动工作简报13期;报送上级学习文件至学院活动网站20余篇;会同活动办同事一并多轮整理、修改、校对实践活动各类材料两百余篇,复印相关材料上万张;全程做好有关会议的会务接待工作,高质量地完成了工作任务。

同时,院办党支部认真贯彻落实学院教育实践活动各环节工作安排,广泛参加学院各类学习活动,主动提升党性修养;积极开展支部学习,深入讨论党的宗旨;及时做好自学反思,自觉履行党员职责。在查摆问题、开展批评环节广泛征求支部内外意见的基础上,认真撰写了《学院办公室党支部整改措施》,在整改落实、建章立制环节积极对照9条整改措施立行立改,通过群众路线活动加强了思想建设,建立了长效学习机制;进一步明确了岗位职责,严格考核依据;规范了工作机制,科学办文办事;实行了首问责任制、办事公开制、服务承诺制、限时办结制,提升了工作效率;优化服务质量,树立了良好的窗口形象,充分发挥了“巾帼文明岗”的示范榜样作用。

2、全面完成学院制度的“废、改、立”工作

今年,办公室全面推进学院各部门制度的修订与汇编工作,在加强对各部门制度清理工作督查督办的同时,对各部门提交的制度初稿进行了反复细致的初审和排版,报分管院领导审阅后积极进行协调反馈、督促部门修改,先后分5批报党委会讨论通过,再以红头文件编制文号予以下发执行。截至目前,学院已印发出台制度61项,拟出台制度10项,教学管理制度还在领导审阅过程。现在新的制度汇编目录已基本确定,带职代会讨论通过后将予以定稿、印制并于明年元月份开始施行。

3、协助做好各类重点项目的评建、检查、验收工作

协助有关部门做好在建的省级示范性(骨干)高职院校和中央财政支持的重点项目的创建、验收检查及中期检查工作,下发了《关于请予配合做好重点项目建设工作的通知》等文件,积极参与了学院示范性(骨干)高职院校项目中期检查工作,收集整理了13所高职院校相关验收材料,做好“办学定位”部分支撑材料的提供工作,整理上报了58份支撑材料,起草了学院示范性(骨干)高职院校建设项目中期检查总结报告。

4、主导完成了年度数据采集工作

为更好地做好数据采集工作,今年,对学院数据采集工作领导小组及办公室人员进行了优化调整,按照省里有关要求及时下发了数据采集工作通知,并牵头多次组织召开了数据采集工作会议,对工作做出了科学的分工和明确的部署,加强了院属各部门填报数据过程中的沟通交流,极大促进了此项工作的科学高效开展,使今年填报的数据较往年更加科学和规范。

5、加强湖南体育职业教育集团的建设与运行工作

作为学院省级示范性(骨干)高职院校建设项目的一项重要建设内容,办公室加强了对湖南体育职业教育集团运行体制机制的建设力度,在《湖南体育职业教育集团章程》的基础上,制定并完善了《湖南体育职业教育集团成员经费使用管理办法》、《专业理事会章程》、《专业建设指导委员会章程》、《课程团队工作职责》、《专业工作室建设管理办法》、《专业建设指导委员会成员遴选标准》和《课程团队成员遴选标准》等一系列制度,从制度上规范了集团的建设和发展。做好年度职教集团信息采集上报工作,撰写了集团年度工作报告和《湖南体育职业教育集团专项资金绩效报告》,加强了集团成员的交流沟通,及时完善并在“全国职教集团化办学统计系统”平台上报了集团成员情况表。同时,深入探索体育职教集团建设运行的有效途径,起草了今年全国体育高职院校书记、院长会议发言材料《体育职业教育集团的研究与实践》,为更好地推动集团化办学打好理论基础。

(二)规范管理,优质服务,扎实开展日常工作

1、严把文字关,公文处理和文字工作更科学高效

    办公室严格按照《学院党政机关公文处理办法》,认真做好公文拟写、审核、运转工作,严把政策关、程序关、文字关、体式关,公文格式更趋科学、规范,公文可操作性、权威性进一步增强,较好地发挥了以文辅政作用。全年起草各类行政公文、领导发言材料51份,整理党委会、行政例会及院长办公会议等记录纪要30份,整理和修改各类文稿近200份,在尽量精简公文数量的基础上有效保证了公文的质量。加强公文收发、审批管理,严格依程序进行,全年共收到上级各类文件450余份,院内各部门呈批件410份,呈送1000人次,做到及时收发、传阅、送阅,有登记、有审批、有督办、有结果,保证了公文高效运转。

2、严守保密制度,印章使用和档案管理更规范有序

严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密法规,做好密级文件的登记、处理、传阅,并采取必要的保密措施,全年未发生一例泄密事件。配合教务处、继续教育部完成有关试卷保管、押送及阅卷监考等环节的保密安全工作。严格按照有关规定管理和使用好学院公章、行政印信和学院主管领导名章。严格执行文书档案管理制度,实行了登记审批制度,注重原始资料的收集与积累,全年整理归档文书770件,其中永久234件,30220件,10316件,省教育厅文件150件。积极发挥档案效能,全年提供借阅档案20余人次,复印300多页,整理废旧印鉴100余个。

3、严格登记手续,文印和收发工作更细致严谨

加强文印工作管理,严格复印、打印、油印审批登记制度,全年复印30万余张,油印5万余张,打印文件800余份,满足了学院各类会议、教务、公文的文印要求。经过与各部门积极协调沟通,较好地完成了2015年度党报党刊订阅任务,全年订阅报刊116份(册),收发信件、报刊和快递近4万份,收发及时、准确,并做好相关登记备查工作,包裹信件无一丢失。

4、严防违法生育,计划生育工作宣传到位

计划生育工作是国策,今年,及时宣传了新的计生政策和文件精神,配合社区做了计划生育数据采集、签订计生合同、按月上报计生报表等例行工作,与各处室负责人签订了人口与计划生育目标管理责任书,与产业办、学生食堂、各中心运动员食堂的流动人口签订了计生合同。组织育龄妇女进行了健康检查,为5位育龄妇女办理了一孩准生证,为4对夫妻办理了独生子女光荣证,为78名儿童发放六一慰问金7900元,为35名儿童办理了安康保险,为78位育龄妇女发放了避孕药具,为82名退休老同志办理了城镇独生子女父母奖励申请,其中为28名退休老同志签订了湖南省城镇独生子女父母奖励方式协议。全年没有出现一例计划外生育和违法生育行为。

    5、严控公务开支,公务用车和电信电话管理依规执行

严格按照《学院公务用车制度改革暂行办法》管理学院现有的1台公务用车,非学院重大公务行为不使用公车接待,进一步明确了部门公务交通费报销流程及范围,极大降低了公务交通费成本,今年的车辆维修费用为20762元。办公室加强学院办公电话管理,严格按照学院办公电话管理办法,每月调单清查每台办公电话的话费,对超标的严格按办法执行,今年99部办公电话话费共计65698.49/11个月,平均60.33/每月台,较往年月支出费用有所下降。同时,积极为学院职工办理学院电话集团业务。

6、加强对外联系,做好接待及会务工作

积极开展对外联络。继续加强与各级政府、主管部门、大型企事业单位以及省内外兄弟院校的联络,做好院领导对外公务活动的保障工作。强化服务意识,做好来访、来电的接待工作,全年重要接待和综合性接待工作累计20余次,严格按照标准执行,有礼有节,讲求实效。全年组织召开行政例会、党委会、教职工大会、年会等例行会议20余次,协助相关部门完成了教育实践活动等会议30余次,从会前准备、会议组织、会议记录到会议报道或会议纪要的整理下发,审批存档以及督促落实重要决定等工作,均做到程序到位,条理清晰。

此外,认真完成领导交办的临时任务。2014年涉及全局的事多,工作量大、涉及面广,为保证高质量完成这些工作,办公室工作人员毫无怨言,认真按时完成每项任务,充分发挥了院办的中心枢纽作用。

(三)综合协调,督查督办,发挥好参谋助手作用

1、加强综合协调,积极配合各部门开展相关工作

一是积极配合保卫部门进行了“平安高校”的申报与创建,“安全生产月”情况汇报;二是配合学生处组织开展新生报到、开学典礼、入学教育、军训工作,配合就业办做好了“就业工作一把手督查”工作,提供佐证材料21份;三是配合人事处做好局绩效考核材料的撰写及整理,共整理相关佐证材料28份,按时保质做好了材料的分类、归档工作,同时,积极配合做好绩效工资改革方案的讨论和完善;四是配合工会有做好学院第五届职代会材料准备工作;五是配合继续教育部大力开展暑假社会服务与培训;六是配合网络信息中心加强学院主网站建设;七是配合后勤财务核实填报相关报表,做好资产登记工作。八是积极解决群众困难,积极与雨花区政府、交警大队沟通,解决了学院院门口出路问题,积极向区规划局、街道办报告,落实了在院内安装ATM自动取款机之事,便捷了群众的生活起居。

2、加强督查督办,确保各项工作落到实处

对学院党委会、行政例会及院长办公会议的重要决议及时形成纪要下发至责任部门,明确责任人和完成时限,并在过程中予以跟进督查,确保重要工作如期完成;对办文过程中领导的批示、指示及时反馈至相关部门,并做好后续工作的检查、落实和反馈;会同团委做好院领导接待日上学生提出的相关问题的分配、督办,对学生提出的问题及时整理发放至责任部门并要求于两日内予以答复,答复汇总后第一时间反馈给学生,共完成了5期接待日33个问题的发放、回收、汇总和反馈工作,搭建了校生良性沟通平台;负责学院各部门工作计划、总结的上交催办和提醒,并对学院年度工作计划进行任务分解,使各部门的工作更有针对性和时效性,工作质量有所提高。

3、加强学习培训,提高业务水平和工作能力

办公室坚持每月召开工作例会,学习和传达学院的各项指示精神和工作要求,将全体人员的思想统一到学院建设的发展的各项工作上来;不定期组织成员深入学习国家及我省关于体育产业和职业教育发展的重要文件及会议精神,拓宽工作视野,创新工作思路,深化公文写作的理论基础和视角方向,提高参谋助手能力;注重提升办公室人员的业务能力,大力支持成员参加有关档案管理、文秘、计划生育等方面的培训,鼓励大家结合岗位需求做科研、进职称,今年,院办有1人参与副教授职称评审获得通过,发表论文3篇,3人参与到湖南省教育体制改革试点项目(《体育高职院校研、学、产、训、赛五位一体人才培养模式改革》)、湖南省学校史志研究会“十二五”研究课题《体育高职院校专业教育中渗透校史文化的研究》等科研项目中,致力于打造一支学习型办公团队。

二、存在的问题与不足

一年来,办公室在院领导的指导支持、各处室的理解配合、同志们的团结协作下圆满完成了年度工作任务,但也存在一些不足:一是大局意识、责任意识和主人翁意识还要进一步加强,工作的前瞻性和主动性还需增强;二是工作中还需进一步统筹规划,依轻重缓急来科学安排,进一步提高工作效率;三是抓落实和监督不够到位,致使有些工作进展不够平衡,整体工作水平相对学院的发展要求还有些差距,需进一步加强自身建设,特别是加强信息化办公水平,打造高水平学习型办公队伍。学院已经进入规范化、制度化、程序化的发展阶段,作为学院的窗口部门,办公室的服务意识、精神面貌、工作纪律等都要在今后的工作中逐步加强。

三、2015年工作设想

2015年,办公室将根据学院新学期的工作思路,发扬团结协作、敬业奉献精神,全面贯彻落实学院各项工作计划。充分发挥办公室的参谋、协调和服务职能,努力改进工作方法,提高工作效率,使办公室工作达到制度化、规范化、科学化,努力提高办公室成员的整体素质和服务意识。

(一)强化管理,提升服务质量

加强对办公室人员的教育和管理,牢固树立“办公室工作就是服务”的思想,努力造就一支观念新、能力强、业务精的工作队伍。做好办公室个人工作计划,加强政治业务学习,要求办公室人员模范遵守单位的各项规章制度,在提高自身服务意识与服务水平上狠下功夫,进一步增强办公室工作人员的思想业务素质和整体合力。

(二)优化手段,推进规范管理

积极推进办公室管理的科学化与规范化,将现代化的管理手段更多地应用于办公室工作的方方面面。要求办公室工作人员继续加强计算机技术的学习,实行网上办公、办文、办事,提高办公室工作效率,促进各项管理工作的科学化、规范化。

(三)认真学习,提高文字性工作能力

做好各处室各种计划、总结、报告、请示等的报送工作,提高文字处理能力,多渠道加强业务学习和培训,使办公室真正成为领导的得力助手。注意加强同新闻媒体的联系,搞好学院的对外宣传报道工作,把学院办学中的新经验、新做法、开展的特色活动介绍推广出去,提高学院的社会知名度和美誉度。

(四)统筹规划,科学推进数据采集工作

强化数据采集工作小组的领导作用,结合我省相关要求做好基础性采集工作,及时记录、整理和更新相关数据,确保数据采集的准确、科学和规范,积极做好数据采集工作的后期分析和预测,发挥其在学院建设发展中的指导性作用。

(五)思考创新,充分发挥职教集团的功能作用

积极推进湖南体育职业教育集团的发展运行,努力争取政府部门扶持力度,优化发展环境;积极促进全国体育高职院校形成职教联盟,构建体育职教集团发展的新平台;以项目化形式构建好体育职教集团自身的建设体系;创建灵活的人才培养机制,真正实现职教集团内校企人才共育。

(六)扎实推进阳光教育服务工作平台的建设

    按照省教育厅的要求成立学院阳光教育服务领导小组,健全组织机构,在做好网络平台建设的同时,同步搭建好实体平台,配备好工作人员和场所设备,扎实推进各项工作的正常开展。

(七)夯实完善制度建设工作

    全面实施新修订的各项规章制度,在实施过程中不断完善强化,切实提高制度的执行力,形成用制度管人、用制度办事的工作氛围。加快现代大学章程建设进度,全面构建现代大学制度体系。

(八)加强外联协调,促进工作全面开展

加强与省内兄弟院校和行业院校的沟通联系,学习交流办学经验和做法,创造性地借鉴有效举措,推动学院的全面建设和发展。配合学院抓好本学期重点工作的组织安排,发挥好枢纽作用,推进学院各项工作顺利开展,确保政令畅通。

(九)抓好常规,确保日常工作高效开展。

1、及时做好会议通知、工作安排通知、节假日放假安排等通知;安排好节、假日的各项工作。

    2、上传下达,创设畅通的信息渠道。及时收发文件,并交书记、院长审阅,根据审阅意见,转达给相关处室办理。建立来信来电登记制度,根据信息来源和内容恰当及时地进行处理。

3、进一步规范办公流程。组织学院办公会议以及院领导召开的其他专门会议,做好会务准备工作,做好会议记录,撰写重要会议纪要,做好会议决定的传达和督办工作。

4、进一步构建科学的档案管理模式。进一步建立和规范各类档案,提高档案的查阅效率,努力为学院工作服务、为师生服务;及时做好各类检查评估的材料准备和归档工作;认真仔细正确地做好各类报表数字的统计、核对工作,及时报送,统一存档。

5、加强办公用品管理,管理好学院印章,实事求是地开具各类证明和学院对外介绍信。

6、完成好院领导交办的其它临时性工作任务。

2015年是学院的改革发展年,办公室所面临的任务会更加艰巨,办公室将紧紧围绕学院总体工作部署,振奋精神,真抓实干,发扬奉献、拼搏、创新、开拓的精神和严谨认真的工作作风,主动服务大局、大众,开创新的工作局面,创造更好地工作业绩。